Als die University of Minnesota sich darauf vorbereitete, nach dem Schuljahr 2020-2021 wieder auf den Campus zurückzukehren, um dort aus der Ferne zu arbeiten und zu lernen, wusste sie, dass sie ihre Konferenzräume und Meetingräume auf dem gesamten Campus überdenken musste, von denen nur wenige für hybride Meetings eingerichtet waren.

Mark Hove, IT Services and Support Manager für die Carlson School of Management, hat drei Meeting Owls gekauft, um sie vor dem Herbstsemester 2021 in den Konferenzräumen der Schule zu testen. Nachdem sie sie in einigen Meetingräumen getestet hatten, kauften sie 14 weitere Meeting Owls, um zwei Drittel ihrer Meetingräume für regelmäßige Besprechungen auszustatten, während einige Meeting Owls bei Bedarf für Ad-hoc-Besprechungen und Veranstaltungen gebucht werden können.

„Die Einrichtung erfolgt schnell und einfach. Unsere Mitarbeiter hatten Zoom bereits während der Pandemie genutzt. Nachdem wir allen zu Beginn des Semesters gezeigt hatten, wie es funktioniert, hatten wir keine technischen oder Support-Probleme mehr mit unseren Meeting Owls.“

Die Schule nutzt ihre Meeting Owls für eine Vielzahl von unterschiedlichen Anwendungsfällen, sowohl für Lernsituationen als auch für Meetings.

„Das Feedback, das ich über die Meeting Owls höre, ist durchweg positiv. Die Leute lieben die 360°-Panorama-Ansicht des Raumes oberhalb des direkten Sichtfeldes der Redner so viel mehr als die traditionelle Bowlingbahn-Ansicht, bei der es schwieriger ist, die Gesichter der Leute zu erkennen. Sie lieben auch den Ruf, den die Meeting Owl jedes Mal ausstößt, wenn wir sie einschalten.“

Was die IT und den Support betrifft, so genießt Mark die einfache Einrichtung und Verwaltung der Meeting Owl.

„Mit Hilfe der Meeting Owl App ist es ganz einfach, die Meeting Owl einzurichten und zu verwalten. Außerdem kann jeder die Owl während der Meetings problemlos verwalten, wenn es notwendig ist.“

Auf die Frage, wie die Zukunft der Meeting Owl auf dem Campus in einer Welt nach der Pandemie aussehen wird, erklärte Mark:

„Unsere Meeting Owls werden auch in Zukunft ein wichtiger Bestandteil unserer Schule sein. Hybrid wird sich durchsetzen und ob für Studierende oder Angestellte, die nicht auf dem Campus sein können, sind wir froh, dass wir diese Ressource haben, die uns hilft, in Verbindung zu bleiben.“

In einer anderen Fakultät bewertete Doug Goon, IT-Direktor der University of Minnesota Athletics, alle Meetingräume, um herauszufinden, was mit der aktuellen Einrichtung funktionierte und was nicht.

„Alle unsere Meetingräume waren mit verschiedenen technischen Geräten ausgestattet. Wir mussten sicherstellen, dass jeder, der einen Raum betritt, die Videokonferenzsoftware auf seinem Laptop oder dem Computer im Raum problemlos nutzen kann und dass alle externen Teilnehmenden gesehen und gehört werden können, denn wir wussten, dass wir viele hybride Meetings abhalten würden.“ 

Doug Goon beauftragte Jake Dupont, den stellvertretenden IT-Direktor, mit der Bewertung der einzelnen Tagungsräume und der Erarbeitung von Lösungen, die allen Anforderungen gerecht werden würden. Dupont konzentrierte sich besonders auf den größten Meetingraum, der mit einem langen Konferenztisch ausgestattet war und noch nicht über eine Infrastruktur für Videokonferenzen oder Bildschirme verfügte. 

Jake Dupont sagte: „Unsere Konferenzräume, die für Videokonferenzen konfiguriert waren, waren sehr einfach eingerichtet, mit einer Webcam, die über dem Bildschirm angebracht und auf die Teilnehmer gerichtet war und einem externen Mikrofon. Das funktionierte zwar, aber es war keine gute Erfahrung für alle externen Teilnehmer oder jemanden, der in dem Raum war.“

Jake Dupont schlug vor, die Meeting Owl im großen Meetingraum auszuprobieren, nachdem er positives Feedback von anderen Teams auf dem Campus gehört hatte, die sie bereits verwendet hatten. Sie haben es den ganzen Sommer über getestet, um sich auf eine größere Einführung vorzubereiten.

„Die Meeting Owl brilliert, weil man jeden einzelnen sehr gut sehen und hören kann. Anstatt am Ende des Tisches wird die Meeting Owl in der Mitte platziert und bietet einen 360°-Blick auf den Raum. So wird die Produktivität der Diskussion gesteigert.“

Jake merkt an, dass er großartiges Feedback von den Benutzern erhalten hat, seit das System für den Rest des Teams eingeführt wurde. 

„Das Auspacken und die Einrichtung waren extrem einfach, da die Meeting Owl App Sie durch jeden Schritt des Prozesses führt. Jeder nutzt sie gerne, und dank des Plug-and-Play-Verfahrens hatten wir bisher keine Probleme mit dem IT-Support.“

Die Meeting Owl wird im großen Meetingraum täglich vom Fundraising-Büro der Leichtathletik eingesetzt. Der Konferenzraum kann über Google Calendar gebucht werden, so dass er von allen anderen Personen auf dem Campus genutzt werden kann, die einen hybriden Besprechungsraum benötigen. Wie Doug Goon erklärt:

„Wir haben viele verschiedene Abteilungen, die über den ganzen Campus verteilt sind. Die Meeting Owl ist also eine großartige Lösung, wenn die Leute nicht an einem persönlichen Treffen auf dem Campus teilnehmen können. Da sich die Welt immer mehr an die hybride Zusammenarbeit gewöhnt, vermuten wir, dass auch Leute außerhalb unserer Abteilung das System immer häufiger nutzen werden und wir dann weitere Geräte anschaffen müssen.“

Die Meeting Owl unterstützt Hochschulen und Universitäten bei der hybriden Zusammenarbeit in Meetings, an denen nicht alle Teilnehmer persönlich teilnehmen können.